Comunicación interna en el inicio de un nuevo mandato político: nuevas oportunidades a la vista

Muchas veces no son los responsables políticos los únicos que desean hacer cambios con el nuevo ciclo político.  Desde dentro, las renovaciones de mandato después de unas elecciones, sirven también para proponer mejoras, proyectos y pequeñas iniciativas que nos permitan reforzar nuestra comunicación interna.

El potencial interno de la administración existe y la vocación de servicio, también, aunque a veces el ruido de los prejuicios y las opiniones negativas generalizadas, impidan que podamos explicarlo.

La comunicación interna renace con el inicio de los ciclos

Una frase hecha de aplicación efectiva es la de “si una cosa funciona, ¡no la toques!” pero lo cierto es que en muchos casos existe margen de mejora. Y los inicios de ciclo son una excelente oportunidad para dichas mejoras.

Ahí van algunas propuestas que podemos aplicar desde ya, aprovechando el momento de cambio de legislatura:

Comunicación clara en un doble concepto: hacia la ciudadanía e internamente en la administración

Damos por hecho que quien accede a la administración controla su funcionamiento interno, pero prepararse para unas oposiciones no es sinónimo de saber entender y aplicar el procedimiento administrativo, la normativa archivística, la ley de contratos o el funcionamiento de la notificación electrónica.

Por ello, la labor de un departamento de comunicación interna pasa también por facilitar el acceso a normativa, manuales, plantillas de documentos, trucos e instrucciones varias.

Centramos la Comunicación institucional en la parte externa, cuando las noticias son solo una pequeña parte de la información que recibe la ciudadanía. Por ello, una buena comunicación interna debe facilitar recursos a la plantilla para que la comunicación externa pueda mejorar en todos los sentidos.

Es una tragedia para muchos ciudadanos recibir según que documentos de la administración, acompañada de una hipertrofia legislativa que deriva en confusión e incluso angustia.

Si quien da la cara ante el ciudadano no lo entiende, ¿como va a poder ayudarlo?

En una sesión reciente muy interesante sobre el lenguaje claro en la administración, oí por primera vez el concepto “Text-appeal”, una forma divertida de determinar si un texto es o no es atractivo para quien lo recibe. Y este atractivo no re refiere al contenido (en un requerimiento o sanción no hay atractivo posible), sino a la forma en que está redactado y presentado.

Y esto afecta no solo a las noticias o a los documentos genéricos publicados en la web institucional, sino a todas las solicitudes, comunicaciones, notificaciones, avisos … que emiten todos los departamentos de la administración.

La Comunicación entendida como servicio interno de la administración, debe asesorar y facilitar la labor de redacción de los documentos administrativos que emiten los distintos departamentos. Debe dotarlos de text-appeal.

Trabajo colaborativo

Otro término muy interesante citado en la sesión sobre lenguaje claro, es el de “Comunidad de práctica”. Todos los trabajadores públicos comunican. Hablan un mismo idioma. La herencia discursiva en la administración provoca que sigamos utilizando conceptos anacrónicos redactados de forma más anacrónica todavía. Es obligatorio romper con ese anacronismo y adaptarlo al entendimiento de nuestros receptores. Muchas veces se trabaja con plantillas prediseñadas que ni los propios trabajadores públicos entienden.

Internamente eso también genera diferencias, puesto que los departamentos jurídicos y económicos los tienen más interiorizados y no son proactivos para que el resto de los servicios (sí, existen muchos más servicios a parte de los “generales”) puedan comprender aquello que están firmando y notificando a la ciudadanía. Sería bueno identificar y analizar los puntos de fricción en la comunicación entre departamentos. Crear puentes entre los departamentos más acostumbrados y formados en lenguaje administrativo y el resto. Poco a poco, crearíamos ejemplos de buenas prácticas que serían reclamo para ir extendiéndolo a la totalidad de departamentos.

Embajadores de marca

Este concepto del branding, puede aplicarse también a la administración pública. Un trabajador contento se implica y un trabajador implicado, habla bien de aquello que hace y será más fácil conseguir su proactividad y colaboración.

Motivar a la plantilla, sin discriminaciones, con incentivos, escucha activa y entorno agradable es positivo para todos. Es mucho más fácil sonreír que quejarse. Se gasta menos energía y aumenta la vibración positiva en mente y cuerpo. Y aunque estemos rodeados de máquinas, seguimos siendo “personas humanas”.

Si conseguimos una legión de embajadores de lenguaje administrativo, seremos más capaces desde dentro y podremos ayudar más y mejor a la ciudadanía en sus relaciones con la administración.

Brecha interna digital:  sí existe y sí podemos remediarla

No todo el mundo ha nacido con capacidades tecnológicas. Noo. Y muchos las hemos aprendido de forma autodidacta, a base de ensayo y error, invirtiendo horas y horas (y mucho dinero y amor propio) de formación más o menos intensiva, para ponernos mínimamente al día. El analfabetismo digital está presente en buena parte de la generación boomer e incluso de la generación X y la desesperación es mayúscula cuando por fin se logra aprender el funcionamiento de una app o de un gadget, queda obsoleto y nos lo cambian por otro.

Aprender a moverse por las tripas de un gestor de expedientes es tarea faraónica, como lo son determinadas agendas y reuniones virtuales, los chats, el compartir pantalla o incluso conseguir sincronizar ordenador y pantalla y que se reproduzca sin problemas la presentación que has tardado un montón de horas para conseguir que tuviera un poco de text-appel .

La Comunicación interna debe pensarse también para llegar a aquellos trabajadores más antiguos, personal de servicios, personal sin estudios, sin acceso a internet … y debemos, por un lado, facilitarles la información de una forma comprensiva y por otro acompañarlos en su aprendizaje tecnológico, de acuerdo a sus necesidades y capacidades.

Teletrabajo

Llegó para quedarse, aunque a algunos les pese. Hecho incomprensible, porqué quien “trabaja” lo hace en la oficina, en su casa o en la plaza del pueblo.

Sí hace falta, sin embargo, una regulación, protocolos, optimización de recursos … y una buena comunicación interna para evitar la desconexión y el aislamiento de determinados puestos de trabajo que no tienen la transversalidad como prioridad en sus funciones.

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Como veis tenemos mucho margen de mejora. Y la Comunicación interna puede ser una de las claves para conseguirla. Apostar por ella es un beneficio para tod@s. Buena suerte y comunicación clara en las nuevas etapas que empezamos.